Пишите нам на почту
zakaz@centr-to.ru
Звоните сейчас, мы работаем
8-800-550-5724
Звонок по РФ бесплатный
21.11.2022 Автосервис
1044
Время чтения: 11 минут

Учет в автосервисе: как организовать правильно

Сохранить статью:

Зачем нужен? Учет в автосервисе важен не меньше, чем качественное оборудование или надежные кадры. Во-первых, некоторые его виды обязательны по закону (например, отчетность для налоговой), во-вторых, налаженный учет позволяет собственнику бизнеса анализировать и планировать работу.

Как организовать? Полноценный учет включает в себя как бухгалтерское направление, так и складское, производственное и трудовое. Вести все это в тетрадке или «Экселе» вряд ли возможно, поэтому необходимо пользоваться специальными программами.

 

Необходимая документация для учёта в автосервисе

Все бизнес-процессы, связанные с деятельностью автосервиса, можно объединить в три группы:

  • приём заявок и заказов от клиентов;
  • реализация принятых в работу заказов;
  • оказание клиентам необходимых им услуг.

Первичная документация, оформляемая при осуществлении любого из перечисленных выше бизнес-процессов, играет очень важную роль, поскольку каждая отдельная задача требует соответствующего оформления.

Необходимая документация для учёта в автосервисе

Рассмотрим подробнее разновидности документов, используемых при организации работы автосервиса.

  • Договор на ремонтные работы или техобслуживание

Этот документ содержит в себе следующую информацию:

  1. контактные данные заказчика (ФИО, номер телефона) и исполнителя (наименование компании, юридический и фактический адрес, регистрационные данные);
  2. сведения о транспортном средстве (марка, модель, госномер);
  3. заявленные заказчиков неисправности;
  4. перечень оказываемых услуг и выполняемых работ с подробным описанием необходимых материалов и запчастей и указанием их стоимости;
  5. стоимость всех необходимых работ;
  6. гарантийные обязательства;
  7. ответственность заказчика и исполнителя;
  8. порядок действий в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств.
Договор составляется в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон.
  • Бланк заказа

Этот документ заполняется клиентом по образцу БО-1.

  • Журнал учёта входящих заказов

Данный журнал содержит информацию обо всех принятых к исполнению заявках и заказах.

  • Рекламационный акт

Этот документ заполняется в случае поступления на ремонт транспортного средства, находящегося на гарантийном обслуживании.

  • Акт сдачи-приёмки

Данный документ необходимо оформить в случае, если клиент оставляет своё транспортное средство на срок ремонтных работ в автосервисе. В акте фиксируется текущее техническое состояние автомобиля и его комплектация, подробно описываются все имеющиеся повреждения и неполадки, а также принятые от заказчика материалы и запчасти.

При сдаче автомобиля заказчик получает копию составленного акта сдачи-приёмки.

  • Номерной талон

Этот документ выдаётся заказчику при осуществлении некоторых услуг и работ по техническому обслуживанию автомобиля.

  • Кассовый чек

Чек выдаётся при оплате заказчиком выполненных работ и оказанных автосервисом услуг. Он содержит в себе следующую информацию:

  1. реквизиты организации, выполнившей ремонтные работы;
  2. номер и дата документа;
  3. стоимость всех осуществлённых работ и оказанных услуг;
  4. номер ККМ (кассового аппарата).
  • Контрольно-кассовая лента (или журнал кассира)

Этот журнал содержит в себе данные обо всех платежах, полученных от клиентов автосервиса. Данный документ должен храниться пять лет.

  • Кассовый отчёт

Данный отчёт составляется кассиром-операционистом ежедневно, в конце рабочей смены, и сдаётся со всеми вырученными за день денежными средствами.

  • Приходный кассовый ордер

В этом документе фиксируется передача вырученных за рабочий день денег и кассового отчёта.

  • Ведомость по обороту денежных средств и оказанных услуг

Эта ведомость ведётся для учёта движения всех денежных средств компании (доходы, расходы, остаток средств на счёте или в кассе). Документ оформляется ежедневно в двух экземплярах по форме №4: по одному для бухгалтерии и приёмного пункта автосервиса.

  • Товарные и товарно-транспортные накладные от поставщиков, акты приёма

Эти документы необходимы для организации учёта основных средств фирмы.

Учёт в автосервисе строится на оформлении всей перечисленной выше документации. Правильное оформление необходимых документов, учёт входящих заявок и заказов, контроль за доходами и расходами лежат в основе эффективной организации деятельности в любой автомастерской.

Товарные и товарно-транспортные накладные от поставщиков, акты приёма

Виды учёта в автосервисе

Работа с заявками, заказами, нарядами, каталогами и бланками техосмотра

Верное оформление необходимой документации, эффективная организация документооборота в автомастерской позволяют осуществлять контроль за финансовым и хозяйственным состоянием компании. Необходимость ведения оперативного учёта обусловлена следующими факторами:

  • Вся имеющаяся информация по клиентам компании должна быть собрана в единую базу, из которой в любой момент можно получить любые необходимые данные: контакты, история обращений, перечень выполненных ремонтных работ, данные о приобретённых или полученных запчастях. Всё это помогает обеспечивать высокое качество предоставляемых автосервисом услуг, повышает лояльность клиентов.
  • Оперативный учёт помогает контролировать работу всех подразделений фирмы.
  • Ведение первичной документации необходимо для корректного составления бухгалтерской отчётности.

Оперативный учёт базируется на сборе финансовых и нефинансовых данных, необходимых для осуществления контроля за деятельностью автомастерской.

Бухгалтерская и налоговая отчётность, финансовый учёт

Бухгалтерский учёт предполагает сбор, отслеживание и анализ всех имеющихся показателей экономической деятельности фирмы.

К основным задачам финансового учёта относятся:

  • подготовка бухгалтерской отчётности;
  • осуществление контроля за использованием всех ресурсов СТО (основные средства, сотрудники, материалы, финансы);
  • анализ соответствия экономической деятельности компании утверждённым нормам и сметам;
  • соблюдение законности всех осуществляемых в автомастерской процедур;
  • анализ целесообразности проводимых в автосервисе хозяйственных операций и их соответствия поставленным целям предпринимательской деятельности;
  • учёт движений денежных средств на предприятии.

Ведение бухгалтерского учёта на любом предприятии позволяет подготавливать и сдавать отчётность в налоговые службы и органы статистики, а также анализировать предпринимательскую деятельность организации для оформления кредита в банке или привлечения внешних инвестиций.

Учёт трудового участия и нагрузки на сотрудников

Данный учёт базируется на определении норм выработки, ведении штатного расписания и рабочих графиков. Основная его цель – расчёт заработной платы всех работников автосервиса, а также анализ эффективности их трудовой деятельности.

Основные задачи трудового учёта на СТО:

  • определение степени загрузки автомастерской: число свободных, незадействованных в текущей хозяйственной деятельности предприятия сотрудников позволяет определить максимальную нагрузку на фирму, что впоследствии учитывается при формировании очереди клиентов при оформлении входящих заявок;
  • составление графика работы персонала с учётом выходных, отгулов, больничных и отпусков: это помогает оптимизировать трудовой процесс и эффективно организовать работу автосервиса в периоды пиков и спадов клиентских заказов;
  • управление штатом сотрудников автомастерской: определение вклада каждого отдельного работника в достижение поставленных предпринимательских целей, анализ доли участия персонала в трудовых и хозяйственных процессах при принятии решений о премировании, повышении в должности или сокращении.

Учёт трудового участия и нагрузки на сотрудников

Учёт складских остатков

Ведение складского учёта помогает поддерживать порядок на складе, планировать закупы необходимых для работы СТО запчастей и материалов. К основным задачам складского учёта относятся:

  • осуществление контроля за товарными остатками и запасами материалов: это помогает определять наличие необходимых комплектующих на складе, а также вести учёт всех имеющихся товарно-материальных ресурсов с целью минимизации их кражи или реализации вне автомастерской;
  • эффективное использование складских помещений: зонирование пространства позволяет упрощать проведение инвентаризации товаров, а также оптимизировать погрузочно-разгрузочные работы;
  • группировка информации в едином каталоге, сокращающая временные затраты на подбор необходимых деталей и запчастей – это одновременно повышает качество предоставляемых автосервисом услуг и формирует лояльное отношение клиентов.

Учёт складских остатков

Преимущества автоматизации учёта в автосервисе

Руководители любой автомастерской при организации её деятельности сталкиваются со следующими проблемами:

  • оптимизация работы сотрудников и осуществление контроля за персоналом;
  • ведение учёта оказанных услуг, выполненных работ и складских запасов;
  • внедрение CRM-систем для оптимизации работы отдела продаж и организации маркетинговой активности.
Как организовать учёт в автосервисе эффективно? Использовать специализированные программы для автоматизации бизнес-процессов на предприятии.

Преимущества автоматизации учёта на СТО:

  • фиксация выполненных работ и оказанных услуг в рамках хозяйственной деятельности компании;
  • организация продажи комплектующих и запчастей;
  • ведение журнала входящих заявок и заказов;
  • осуществление контроля за складскими операциями;
  • оформление расчётов с клиентами и поставщиками;
  • учёт гарантийных и страховых заказов;
  • определение эффективной системы ценообразования и скидок;
  • реализация расчётов с персоналом;
  • оперативный поиск необходимых данных по заказам и клиентам.

Автоматизация подходит для следующих категорий автомобильного бизнеса:

  • сервисы при официальных автодилерах;
  • СТО;
  • автосервисы с двумя и более подъёмниками;
  • компании, осуществляющие продажу спецтехники и запчастей к ней;
  • шинные центры;
  • предприятия, реализующие запчасти для автомобильного транспорта;
  • отдельные ремонтные подразделения;
  • сервисы с персональной ремонтной зоной для автотранспорта.

Преимущества автоматизации учёта в автосервисе

Популярное ПО для автоматизации учёта в автосервисе

Рассмотрим программы для ведения учёта в автосервисе.

  • АвтоДилер

Специализированная программа для автомастерских, имеющая десктопную и облачную версии для работы. Она предлагает широкий инструментарий для учёта и хранения данных:

  1. определение стоимости ремонтных работ (заказ-наряд, норма затрачиваемого времени, комплектующие и запчасти);
  2. CRM-система (учёт входящих заявок, история выполненных работ и оказанных услуг, план записи на ремонт);
  3. продажа запчастей (каталог оригинальных и неоригинальных комплектующих, складской учёт);
  4. финансовый учёт (расчёт и выплата зарплаты, взаиморасчёты с поставщиками).
  • stoCRM

Система, разработанная специально для автомастерских. Она позволяет вести учёт по клиентам, входящим заявкам и выполненным заказам, а также помогает рассчитывать зарплату и закупать необходимые комплектующие и запчасти.

  • iDirector

Облачная CRM-система, позволяющаю организовывать бухгалтерский учёт, а также осуществлять контроль за клиентами, заказами-нарядами, персоналом автомастерской. Помимо этого, программа позволяет интегрироваться с сайтом компании.

  • LSAvto

Ещё одна облачная версия CRM-системы для СТО и автосервисов, помогающая управлять продажами автотранспортных средств, поставками в дилерской сети, а также загруженностью ремонтной мастерской.

  • Splus

Программа, работающая в режиме онлайн, интегрированная с 50 крупнейшими производителями автозапчастей и комплектующих. Она сохраняет историю выполненных заявок, фиксирует данные по оплатам от клиентов, помогает рассчитывать зарплату персоналу, а также стоимость оказываемых услуг и осуществляемых ремонтных работ.

Организация учёта на автосервисе – основа для осуществления контроля и анализа хозяйственной и финансовой деятельности компании. Автоматизация учёта – одна из первостепенных задач, необходимых для эффективной организации работы автомастерской, а также её успешного развития и роста.

Забирайте скидку
прямо сейчас
Зафиксируйте скидку по номеру телефона
Позвонить бесплатно