Зачем нужен? Учет в автосервисе важен не меньше, чем качественное оборудование или надежные кадры. Во-первых, некоторые его виды обязательны по закону (например, отчетность для налоговой), во-вторых, налаженный учет позволяет собственнику бизнеса анализировать и планировать работу.
Как организовать? Полноценный учет включает в себя как бухгалтерское направление, так и складское, производственное и трудовое. Вести все это в тетрадке или «Экселе» вряд ли возможно, поэтому необходимо пользоваться специальными программами.
В этой статье:
Необходимая документация для учёта в автосервисе
Все бизнес-процессы, связанные с деятельностью автосервиса, можно объединить в три группы:
- приём заявок и заказов от клиентов;
- реализация принятых в работу заказов;
- оказание клиентам необходимых им услуг.
Первичная документация, оформляемая при осуществлении любого из перечисленных выше бизнес-процессов, играет очень важную роль, поскольку каждая отдельная задача требует соответствующего оформления.
Необходимая документация для учёта в автосервисе
Рассмотрим подробнее разновидности документов, используемых при организации работы автосервиса.
- Договор на ремонтные работы или техобслуживание
Этот документ содержит в себе следующую информацию:
- контактные данные заказчика (ФИО, номер телефона) и исполнителя (наименование компании, юридический и фактический адрес, регистрационные данные);
- сведения о транспортном средстве (марка, модель, госномер);
- заявленные заказчиков неисправности;
- перечень оказываемых услуг и выполняемых работ с подробным описанием необходимых материалов и запчастей и указанием их стоимости;
- стоимость всех необходимых работ;
- гарантийные обязательства;
- ответственность заказчика и исполнителя;
- порядок действий в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств.
- Бланк заказа
Этот документ заполняется клиентом по образцу БО-1.
- Журнал учёта входящих заказов
Данный журнал содержит информацию обо всех принятых к исполнению заявках и заказах.
- Рекламационный акт
Этот документ заполняется в случае поступления на ремонт транспортного средства, находящегося на гарантийном обслуживании.
- Акт сдачи-приёмки
Данный документ необходимо оформить в случае, если клиент оставляет своё транспортное средство на срок ремонтных работ в автосервисе. В акте фиксируется текущее техническое состояние автомобиля и его комплектация, подробно описываются все имеющиеся повреждения и неполадки, а также принятые от заказчика материалы и запчасти.
При сдаче автомобиля заказчик получает копию составленного акта сдачи-приёмки.
- Номерной талон
Этот документ выдаётся заказчику при осуществлении некоторых услуг и работ по техническому обслуживанию автомобиля.
- Кассовый чек
Чек выдаётся при оплате заказчиком выполненных работ и оказанных автосервисом услуг. Он содержит в себе следующую информацию:
- реквизиты организации, выполнившей ремонтные работы;
- номер и дата документа;
- стоимость всех осуществлённых работ и оказанных услуг;
- номер ККМ (кассового аппарата).
- Контрольно-кассовая лента (или журнал кассира)
Этот журнал содержит в себе данные обо всех платежах, полученных от клиентов автосервиса. Данный документ должен храниться пять лет.
- Кассовый отчёт
Данный отчёт составляется кассиром-операционистом ежедневно, в конце рабочей смены, и сдаётся со всеми вырученными за день денежными средствами.
- Приходный кассовый ордер
В этом документе фиксируется передача вырученных за рабочий день денег и кассового отчёта.
- Ведомость по обороту денежных средств и оказанных услуг
Эта ведомость ведётся для учёта движения всех денежных средств компании (доходы, расходы, остаток средств на счёте или в кассе). Документ оформляется ежедневно в двух экземплярах по форме №4: по одному для бухгалтерии и приёмного пункта автосервиса.
- Товарные и товарно-транспортные накладные от поставщиков, акты приёма
Эти документы необходимы для организации учёта основных средств фирмы.
Учёт в автосервисе строится на оформлении всей перечисленной выше документации. Правильное оформление необходимых документов, учёт входящих заявок и заказов, контроль за доходами и расходами лежат в основе эффективной организации деятельности в любой автомастерской.
Товарные и товарно-транспортные накладные от поставщиков, акты приёма
Виды учёта в автосервисе
Работа с заявками, заказами, нарядами, каталогами и бланками техосмотра
Верное оформление необходимой документации, эффективная организация документооборота в автомастерской позволяют осуществлять контроль за финансовым и хозяйственным состоянием компании. Необходимость ведения оперативного учёта обусловлена следующими факторами:
- Вся имеющаяся информация по клиентам компании должна быть собрана в единую базу, из которой в любой момент можно получить любые необходимые данные: контакты, история обращений, перечень выполненных ремонтных работ, данные о приобретённых или полученных запчастях. Всё это помогает обеспечивать высокое качество предоставляемых автосервисом услуг, повышает лояльность клиентов.
- Оперативный учёт помогает контролировать работу всех подразделений фирмы.
- Ведение первичной документации необходимо для корректного составления бухгалтерской отчётности.
Оперативный учёт базируется на сборе финансовых и нефинансовых данных, необходимых для осуществления контроля за деятельностью автомастерской.
Бухгалтерская и налоговая отчётность, финансовый учёт
Бухгалтерский учёт предполагает сбор, отслеживание и анализ всех имеющихся показателей экономической деятельности фирмы.
К основным задачам финансового учёта относятся:
- подготовка бухгалтерской отчётности;
- осуществление контроля за использованием всех ресурсов СТО (основные средства, сотрудники, материалы, финансы);
- анализ соответствия экономической деятельности компании утверждённым нормам и сметам;
- соблюдение законности всех осуществляемых в автомастерской процедур;
- анализ целесообразности проводимых в автосервисе хозяйственных операций и их соответствия поставленным целям предпринимательской деятельности;
- учёт движений денежных средств на предприятии.
Ведение бухгалтерского учёта на любом предприятии позволяет подготавливать и сдавать отчётность в налоговые службы и органы статистики, а также анализировать предпринимательскую деятельность организации для оформления кредита в банке или привлечения внешних инвестиций.
Учёт трудового участия и нагрузки на сотрудников
Данный учёт базируется на определении норм выработки, ведении штатного расписания и рабочих графиков. Основная его цель – расчёт заработной платы всех работников автосервиса, а также анализ эффективности их трудовой деятельности.
Основные задачи трудового учёта на СТО:
- определение степени загрузки автомастерской: число свободных, незадействованных в текущей хозяйственной деятельности предприятия сотрудников позволяет определить максимальную нагрузку на фирму, что впоследствии учитывается при формировании очереди клиентов при оформлении входящих заявок;
- составление графика работы персонала с учётом выходных, отгулов, больничных и отпусков: это помогает оптимизировать трудовой процесс и эффективно организовать работу автосервиса в периоды пиков и спадов клиентских заказов;
- управление штатом сотрудников автомастерской: определение вклада каждого отдельного работника в достижение поставленных предпринимательских целей, анализ доли участия персонала в трудовых и хозяйственных процессах при принятии решений о премировании, повышении в должности или сокращении.
Учёт трудового участия и нагрузки на сотрудников
Учёт складских остатков
Ведение складского учёта помогает поддерживать порядок на складе, планировать закупы необходимых для работы СТО запчастей и материалов. К основным задачам складского учёта относятся:
- осуществление контроля за товарными остатками и запасами материалов: это помогает определять наличие необходимых комплектующих на складе, а также вести учёт всех имеющихся товарно-материальных ресурсов с целью минимизации их кражи или реализации вне автомастерской;
- эффективное использование складских помещений: зонирование пространства позволяет упрощать проведение инвентаризации товаров, а также оптимизировать погрузочно-разгрузочные работы;
- группировка информации в едином каталоге, сокращающая временные затраты на подбор необходимых деталей и запчастей – это одновременно повышает качество предоставляемых автосервисом услуг и формирует лояльное отношение клиентов.
Учёт складских остатков
Преимущества автоматизации учёта в автосервисе
Руководители любой автомастерской при организации её деятельности сталкиваются со следующими проблемами:
- оптимизация работы сотрудников и осуществление контроля за персоналом;
- ведение учёта оказанных услуг, выполненных работ и складских запасов;
- внедрение CRM-систем для оптимизации работы отдела продаж и организации маркетинговой активности.
Преимущества автоматизации учёта на СТО:
- фиксация выполненных работ и оказанных услуг в рамках хозяйственной деятельности компании;
- организация продажи комплектующих и запчастей;
- ведение журнала входящих заявок и заказов;
- осуществление контроля за складскими операциями;
- оформление расчётов с клиентами и поставщиками;
- учёт гарантийных и страховых заказов;
- определение эффективной системы ценообразования и скидок;
- реализация расчётов с персоналом;
- оперативный поиск необходимых данных по заказам и клиентам.
Автоматизация подходит для следующих категорий автомобильного бизнеса:
- сервисы при официальных автодилерах;
- СТО;
- автосервисы с двумя и более подъёмниками;
- компании, осуществляющие продажу спецтехники и запчастей к ней;
- шинные центры;
- предприятия, реализующие запчасти для автомобильного транспорта;
- отдельные ремонтные подразделения;
- сервисы с персональной ремонтной зоной для автотранспорта.
Преимущества автоматизации учёта в автосервисе
Популярное ПО для автоматизации учёта в автосервисе
Рассмотрим программы для ведения учёта в автосервисе.
- АвтоДилер
Специализированная программа для автомастерских, имеющая десктопную и облачную версии для работы. Она предлагает широкий инструментарий для учёта и хранения данных:
- определение стоимости ремонтных работ (заказ-наряд, норма затрачиваемого времени, комплектующие и запчасти);
- CRM-система (учёт входящих заявок, история выполненных работ и оказанных услуг, план записи на ремонт);
- продажа запчастей (каталог оригинальных и неоригинальных комплектующих, складской учёт);
- финансовый учёт (расчёт и выплата зарплаты, взаиморасчёты с поставщиками).
- stoCRM
Система, разработанная специально для автомастерских. Она позволяет вести учёт по клиентам, входящим заявкам и выполненным заказам, а также помогает рассчитывать зарплату и закупать необходимые комплектующие и запчасти.
- iDirector
Облачная CRM-система, позволяющаю организовывать бухгалтерский учёт, а также осуществлять контроль за клиентами, заказами-нарядами, персоналом автомастерской. Помимо этого, программа позволяет интегрироваться с сайтом компании.
- LSAvto
Ещё одна облачная версия CRM-системы для СТО и автосервисов, помогающая управлять продажами автотранспортных средств, поставками в дилерской сети, а также загруженностью ремонтной мастерской.
- Splus
Программа, работающая в режиме онлайн, интегрированная с 50 крупнейшими производителями автозапчастей и комплектующих. Она сохраняет историю выполненных заявок, фиксирует данные по оплатам от клиентов, помогает рассчитывать зарплату персоналу, а также стоимость оказываемых услуг и осуществляемых ремонтных работ.
Организация учёта на автосервисе – основа для осуществления контроля и анализа хозяйственной и финансовой деятельности компании. Автоматизация учёта – одна из первостепенных задач, необходимых для эффективной организации работы автомастерской, а также её успешного развития и роста.
