Что это? Заказ-наряд на ремонт автомобиля представляет собой форму документа, который подтверждает торгово-деловые отношения между автосервисом и физическим лицом.
Где взять бланк? Закон не устанавливает обязательную форму заказа-наряда. Вы можете разработать бланк, удобный для вашего автосервиса. Главное включить обязательные элементы, определенные в законе.
В этой статье:
- Зачем автосервису заказ-наряд
- Что собой представляет заказ-наряд для автосервиса
- Какой бланк заказа-наряда использовать
- Где взять бланк заказа-наряда
- В каких случаях нужно, а когда необязательно использовать заказ-наряд
- Заказ-наряд для ремонта автомобиля
- Преимущества использования заказа-наряда на ремонт автомобиля для автосервиса
- Работа и учет заказов-нарядов автосервиса
- Памятка по работе с заказом-нарядом для автосервиса
Зачем автосервису заказ-наряд
Способный объединить в себе заявку на ремонт машины, договор и акт приемки-передачи, а также техническое задание с указанием видов работ, заказ-наряд позволяет значительно сэкономить время для обеих сторон договора.
Например, в случае, когда заказчик не желает оплачивать починку транспортного средства, хотя работа выполнена и запчасти использованы. Заказ-наряд на ремонт автомобиля содержит в себе сведения о количестве и цене услуг, которые автосервис обязан предоставить. Обе стороны подписали договор и дали согласие. Отсюда следует, что клиенту даже нет смысла подавать суд, который окажется наверняка не на его стороне.
Зачем автосервису заказ-наряд
Что собой представляет заказ-наряд для автосервиса
Заказом-нарядом на ремонт автомобиля является форма документа, в котором две стороны – автосервис и владелец транспортного средства (физическое лицо) закрепляют свои торгово-деловые отношения. В данном случае это не одна бумага, а несколько документов. Рассмотрим их отдельно:
- Акт на выполнение работ. В нем указывается, какие работы будут проведены автосервисом. Именно в акте клиент фиксирует подписью свое согласие на оплату ремонта машины и необходимых комплектующих. Со своей стороны, исполнитель подписью в этом документе подтверждает принятые на себя обязательства. Данный акт может использоваться в суде.
- Смета с расчетами. В ней содержится вся информация о необходимом ремонте, диагностических процедурах, выявлении дефектов, регулировке оборудования и пр. А также указана стоимость этих услуг и расходников, закупленных для их исполнения.
- Техническое задание. В данном документе содержится описание объема предстоящей работы и потребности в запасных частях, рабочих жидкостях и пр., то есть информация, на основе которой СТО будет проводить ремонт.
Будучи полноценной частью бухгалтерии автосервиса, заказ-наряд используют для составления и проверки финансовой отчетности компании. Именно этот документ является основанием принимать оплату за работу СТО. Заказ-наряд позволяет использовать любой тип денежных расчетов физических лиц с юридическим лицом.
Не стоит путать заказ-наряд на обслуживание автомобиля и акт о выполненных работах компании. Первый содержит все выполненные или планируемые действия работников автосервиса, а также список комплектующих, необходимых для починки транспортного средства. Однако заказ-наряд на ремонт автомобиля никак не является актом выполненных работ и не заменяет акт сдачи-приемки автомобиля (хотя последний может входить как составная часть).
Что собой представляет заказ-наряд для автосервиса
Какой бланк заказа-наряда использовать
Следует руководствоваться Правилами оказания услуг (выполнения работ) по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств (утв. пост. Правительства от 11.04.2001 № 290).
Бланк наряд-заказа должен содержать в следующую информацию:
- номер и дата оформления;
- организационно-правовая форма исполнителя;
- юридический адрес исполнителя;
- адрес, по которому фактически расположена СТО;
- контактные сведения об исполнителе;
- реквизиты транспортного средства, передаваемого в ремонт: марка, государственный регистрационный номер, год выпуска, пробег на момент ремонта, тип и номер кузова, VIN, номер двигателя и пр.;
- список запланированных процедур по ремонту, заверенный с обеих сторон;
- объем и цена услуг;
- сведения о мастере, назначенном на работу с транспортным средством;
- перечисление собственных комплектующих, расходников, которые фирма будет использовать при ремонте авто, их цена и количество;
- список купленных заказчиком и переданных подрядчику расходников, запчастей и пр. с указанием количества;
- итоговая цена за работу;
- данные о сдаче и принятии ремонтных работ и расчетах между сторонами;
- сведения о гарантийных обязательствах исполнителя (при наличии) или правила работы;
- подписи сторон;
- печать исполнителя, если он ее использует.
Какой бланк заказа-наряда использовать
Где взять бланк заказа-наряда
Покупатель вправе сам составить подходящий ему и автосервису, к которому он обратился, заказ-наряд. При этом учитываются положения, на основании которых составляется договор подряда, и правила оказания услуг по техническому обслуживанию и ремонту автотранспортных средств. Государство не ограничивает своих граждан в подобном праве. Единственное существующее требование – обязательное присутствие в договоре части, установленной законом.
В каких случаях нужно, а когда необязательно использовать заказ-наряд
Вся информация об использовании заказа-наряда на ремонт автомобиля в учете предприятия присутствует в Федеральном законе № 54 от 22 мая 2003 года. Каждая фирма обязана иметь некоторое число подобных документов. Неиспользованные образцы договоров хранятся в бухгалтерском отделе или кабинете директора.
В случае если клиент обращается по поводу услуг, то с фирмой заключается заказ-наряд на ремонт автомобиля. Однако некоторые работы не требуют документа подобного рода. К ним относятся наиболее простые варианты обслуживания:
- помывка машины;
- проверка автомобиля на наличие неисправностей;
- накачка воздухом шин.
Другими словами, заказы-наряды актуальны для крупных компаний, представляющих соответствующие услуги. Если фирма предлагает мелкий ремонт и торгует небольшими запчастями и прочими товарами, будь то специнструменты для слесарных работ, антифриз и так далее, то ей нет особой нужды в использовании подобных документов. Заказ-наряд требуется, если предполагаются крупный ремонт и использование большого числа компонентов для замены.
В остальных случаях клиент расплачивается за заказ так же, как и в любом другом магазине, а после получает квитанцию или чек. В этот список входят и услуги, которые покупатель сам способен выполнить, используя инвентарь автосервиса (накачать колесо и так далее).
Заказ-наряд для ремонта автомобиля
Заказ-наряд на ремонт автомобиля служит заменой договору подряда, кассовому чеку и акту передачи и приема транспортного средства. Документ подписывается клиентом и представителем СТО перед оказанием услуги. Когда заказ-наряд используется в качестве акта передачи и приема транспортного средства, требуется внести в его форму дополнение, описывающее состояние автомобиля на момент приема в автосервис.
Порядок оформления заказа-наряда для автосервиса
Бланки заказов-нарядов на ремонт автомобиля относятся к категории документов строгой отчетности. Подобные договоры заполняются лишь в случаях сделки заказчика и фирмы, в которую он обратился. В самом документе прописывается только число предполагаемых работ, необходимых для диагностики и починки автомобиля, а также количество комплектующих, требуемых для этого. Клиент ставит подпись лишь после полной проверки своего транспортного средства.
В случае оказания стандартных услуг или плановых работ СТО имеет право заключать предварительные заказы-наряды на ремонт автомобиля, даже не проводя диагностику транспорта. Процедурами, подходящими под упомянутые требования, являются:
- Дилерское ТО — обязанности, которые компания-производитель берет на себя в случае обнаружения заводского брака или неисправности, связанной с технологиями изготовления автомобиля, в первые несколько лет (обычно 3 года) с покупки транспорта.
- Установка новых узлов и деталей машины без предварительной починки и регулировки — замена свечей, воздушного фильтра, радиатора и т. д.
- Пакетное дооснащение — установка дополнительных функций, не влияющих напрямую на передвижение, например датчиков парковки, сигнализации и т. д.
Подобные предварительные заказы-наряды не используются в случае повреждения автомобиля или наличия дефектов в его комплектующих. В такой ситуации необходимо в обязательном порядке провести полную диагностику транспорта, определить объем предстоящих работ и согласовать детали договора с клиентом.
Документ считается официальным и вступает в силу после подписи обеими сторонами. Договор заказа-наряда на ремонт автомобиля выступает гарантом выполнения автосервисом своих обязательств по починке машины клиента, а он, в свою очередь, обязан честно рассчитаться за работу фирмы в порядке, прописанном в документе.
Заказ-наряд для ремонта автомобиля
Преимущества использования заказа-наряда на ремонт автомобиля для автосервиса
Заказ-наряд защищает от махинаций как со стороны заказчиков, так и со стороны фирмы. Четкие условия договора обеспечивают выполнение своих обязательств участниками сделки и упрочняют фундамент таких отношений.
Неоспоримый плюс использования заказов-нарядов — возможность с их помощью защищать свои права в случае неисполнения пунктов документа. Также не стоит забывать, что наличие подобных договоров позволяет автоматизировать учетную деятельность, экономя время сотрудников. Скажем, стандартный документ, утверждающий процедуры по ремонту автомобиля на СТО, можно доработать таким образом, что он становится многофункциональным договором о взаимоотношениях с потребителями. В этом случае он будет содержать следующие компоненты:
- Договор подряда.
- Акт передачи автомобиля в ремонт.
- Платежные реквизиты и сроки окончания ремонта.
- Договор на гарантийное обслуживание.
Подобный подход облегчает работу фирмы и повышает скорость обработки документов, что, в свою очередь, положительно сказывается на работе компании. Вдобавок информация о покупателе может применяться для создания специальных предложений для клиента и записи истории обслуживания.
Работа и учет заказов-нарядов автосервиса
Заказ-наряд на ремонт автомобиля — официальный договор, участвующий в делопроизводстве и бухгалтерском учете автосервиса. Он нужен в том числе для написания финансовых отчетов компании. Вся информация относительно документооборота таких бланков подробно расписана в федеральном законе 22.05.2003 № 54-ФЗ. Новые бланки печатаются ограниченными сериями, неиспользованные образцы находятся в защищенном месте: либо в кабинете главы компании, либо в бухгалтерии.
На основе проведенной проверки транспортного средства или исходя из предпочтений заказчика СТО имеет возможность сформировать предварительный заказ-наряд и на его основе позже составить полноценный договор о ремонте машины, заполнив новый бланк. Клиенту предоставляется вся информация о будущих работах и необходимых к использованию материалах и комплектующих, а также последующих тратах, требуемых для приведения автотранспорта в надлежащее состояние. После согласования объема работ клиентом и подрядчиком и подписания документа фирма предоставляет заказчику заверенный дубликат договора.
По требованию закона все заказы-наряды на ремонт автомобиля по окончании рабочего дня хранятся в опечатанном или опломбированном сейфе. Далее исполненные договора хранятся в специально отведенном и защищенном месте до окончания указанного в них гарантийного срока. В среднем такие документы уничтожаются после 5 лет со дня завершения сделки.
Памятка по работе с заказом-нарядом для автосервиса
Перед созданием заказа-наряда для фирмы необходимо точно знать, какие тонкости должны быть соблюдены в договоре. В документ необходимо включить информацию, которая обезопасит владельца автосервиса и его компанию от безосновательных претензий заказчиков.
- Заказ-наряд должен содержать акт на передачу-приемку автомобиля. Он должен включать информацию об идентификационных признаках машины, а также о ее состоянии. В нем необходимо отметить все дефекты комплектующих или их нехватку, прежде чем оставлять у себя машину на ремонт.
- При разработке формы необходимо принимать во внимание требования налогового законодательства в части оформления документов. Подробная информация изложена в Методических указаниях к заполнению документации строгой отчетности, (письмо № ВК-6-16/210 от 31.03.1998). Только так у вас появится право использовать заказы-наряды на ремонт автомобиля как официальные договора при расчетах фирмы с покупателями.
- Во время заполнения документа для СТО нужно внести в него все действия, выполненные мастерами при ремонте и обслуживании автомобиля, за которые взимается плата. Это не только непосредственный ремонт, но и диагностика, чистка узлов и механизмов, монтаж и демонтаж крупных частей машины, разборка и сборка. Если не соблюдать данное правило, то покупатель может обвинить фирму в навязывании лишних ремонтных работ.
Для повышения уровня делопроизводства стоит использовать специальное программное обеспечение. Оно поможет проще и быстрее сформировать новый заказ-наряд на ремонт автомобиляпо имеющимся данным.
