О чем речь? Акт дефектовки в автосервисе представляет собой диагностический лист с описанием неисправностей при оценке технического состояния автомобиля. Он не является бланком строгой отчетности, однако именно с него, по сути, и начинается ремонт.
На что обратить внимание? Вся информация, собранная в актах дефектовки по автомобилю в разные периоды, хранится в базе данных автосервиса. Так и вам, и клиенту будет проще отслеживать динамику износа тех или иных деталей. Как же его правильно составить?
В этой статье:
Зачем составлять акт дефектовки в автосервисе
Акт дефектовки, или дефектный акт, используется в различных сферах, связанных с техникой, в том числе и при обслуживании автомобилей. Этот документ предназначен для фиксации текущего состояния машины, описания имеющихся неисправностей, а также того, что требуется сделать для их устранения.
Зачем составлять акт дефектовки в автосервисе
Во многом аналогичный характер имеет дефектная ведомость – в этих документах указываются общие данные об автомобиле, характер и причины неисправностей, способы их устранения, требуемые для ремонта детали и их количество. Однако между актом и ведомостью есть и отличия:
- Акт составляется и подписывается экспертной комиссией по результатам проверки, а ведомость может быть написана одним работником.
- Акт иногда выступает в качестве приложения к ведомости, и в последней дополнительно может указываться стоимость мероприятий для восстановления технической исправности автомобиля.
В состав экспертной комиссии, члены которой скрепляют своими подписями дефектный акт, включаются технические специалисты, представители ремонтного сервиса либо компании-продавца.
Главную роль в работе комиссии играют технические эксперты, чья квалификация и способность выступать в таком качестве должны подтверждаться документами. Акт дефектовки составляется, чтобы обосновать расходы, связанные с ремонтом транспортного средства, и подтвердить целесообразность списания неисправных узлов или агрегатов. Инициатором данной процедуры может выступить владелец любого авто – скажем, чтобы выяснить, сколько потребуется вложений для восстановления исходного состояния машины.
Особенности и правила оформления
Особенности составления акта дефектовки в автосервисе:
- любая, даже самая незначительная поломка подлежит фиксации;
- в форму включаются данные о всех участниках – Ф. И. О., названия организаций, причем в развернутом виде, без сокращений;
- приложением к акту выступают технические документы;
- акт составляется перед списанием либо перед ремонтными работами.
Чтобы быть уверенным, что документ будет признан имеющим силу (например, при разбирательстве в суде), следует придерживаться основных правил:
- бумага – обычный лист формата А4, но у автосервисной организации может быть собственный фирменный бланк;
- заполнение – от руки или печатным способом;
- минимальное количество экземпляров – по одному для каждой из заинтересованных сторон;
- подписи – обязательно должны стоять «живые» подписи всех членов комиссии, а также печать организации.
Стандартный срок хранения акта составляет три года.
Какие сведения указываются в акте дефектовки
В принципе, компания вправе разработать свой шаблон для дефектного акта, но в любом случае документ должен содержать сведения:
- название и номер документа;
- основные сведения о компании – наименование, адрес регистрации, ИНН и другие реквизиты;
- информация о том, каким документом и когда была утверждена данная форма акта;
- ссылка на основание для проведения осмотра – приказ, распоряжение и пр.;
- даты осмотра машины и составления акта дефектовки;
- информация о транспортном средстве – марка, год выпуска, госномер;
- состав экспертной комиссии с указанием должностей и Ф. И. О.;
- краткое описание обнаруженных дефектов;
- указание мероприятий, нужных для устранения дефектов, – ремонт, замена и т. д.;
- единицы измерения и количество.
Какие сведения указываются в акте дефектовки
После составления акта лица, входящие в состав экспертной группы, ставят свои подписи с расшифровкой. Обычно в комиссию включаются следующие лица:
- Как председатель – руководитель автосервиса либо его заместитель, уполномоченный на подпись таких документов.
- Главный технический специалист – главный инженер, начальник отдела СТО и т. п.
- Административный управляющий.
- Технический специалист, непосредственно производивший дефектовку, – механик, автослесарь и пр.
Готовый акт передается собственнику автомобиля для согласования дальнейших действий.
Клиент знакомится с содержанием документа, и в случае если его все устраивает, начинается устранение дефектов – ремонтные работы, закупка всего необходимого и замена вышедших из строя деталей.
Кроме того, что в дефектном акте запрещено использование сокращений, не допускаются в нем и какие-либо исправления. Также опись дефектов и рекомендации по их устранению должны быть написаны максимально четко и понятно, чтобы исключить двусмысленное истолкование.
Акт оформляется при визуальном осмотре автомобиля, а также при проведении работ диагностического характера. Ему предшествует акт приема-передачи транспортного средства: владелец автомобиля, обратившийся в автосервис, передает машину, которая сначала поступает в дефектную службу. Там производится:
- внешний осмотр машины, а также узлов и агрегатов на проблемы, которые указал автовладелец;
- диагностика с помощью специального оборудования, для чего может потребоваться демонтаж отдельных агрегатов и механизмов;
- обнаружение повреждений как явного, так и скрытого характера.
Метрологические испытания
Еще одним вариантом диагностики по поиску неисправностей могут быть метрологические испытания, используемые для оценки состояния геометрии кузова, токсичности выбросов двигателя, работоспособности тех или иных систем автомобиля. Поэтому проведение диагностики, результаты которой фиксируются в акте дефектовки, способны занять определенное время.
Специалисты автосервиса, исходя из того, какие проблемы обозначены, определяют наиболее целесообразные методы диагностики и оценки дефектов. Данные процедуры могут касаться как всего автомобиля, так и отдельных сложнотехнических узлов, к примеру электронного блока управления или двигателя внутреннего сгорания.
Метрологические испытания
Нюансы в работе с актами дефектовки
Так как единый регламент по оформлению документа и способам его использования отсутствует, то на практике возможны отличия вида актов дефектовки, выданных в разных автосервисах. Выделим наиболее важные моменты:
- Акт относится к внутренней учетной документации, и потому форма документа разрабатывается на уровне самой организации: она утверждается руководителем СТО и не нуждается в какой-либо санкции со стороны надзорных органов. Акт может представлять собой готовый печатный бланк или же быть составленным от руки.
- Специальных требований относительно правил хранения подобных документов не существует – обычно их сберегают три года, после чего утилизируют или сдают в архив.
- Сама по себе информация, содержащаяся в листе, не является коммерческой тайной. Однако с учетом того, что там есть регистрационные сведения об автомобиле и клиенте, то здесь учитываются правила обработки и использования персональных данных.
- По умолчанию копия дефектного акта передается владельцу машины и иным заинтересованным лицам, например фирме-продавцу. В остальных случаях изъятие или передача документов государственным органам власти возможны лишь при наличии особых обстоятельств и обоснования в виде распоряжения.
- Поскольку акт дефектовки не является документом строгой отчетности, а имеет первичный характер, то он не требует «мокрой» печати. Главное, чтобы в заполненном бланке стояли подписи всех членов экспертной комиссии, иначе документ лишается своей силы и не может быть признан, к примеру, в суде.
- У акта могут быть приложения в различной форме: фото- и видеоматериалы, а также чертежи – общая схема автомобиля с указанием дефектных мест или изображения отдельных деталей. Также при проведении метрологических испытаний результаты тестирования присовокупляются к бланку, к примеру показатели выбросов ДВС, величина искривления кузова и т. п.
- Если экспертиз несколько, то последующие оформляются на отдельных диагностических листах, прикрепляемых к основному документу.
- Акт дефектовки в автосервисе имеет строгое предназначение и в этом отношении не может служить заменой другим документам, скажем заказу-наряду или платежной квитанции.
Нюансы в работе с актами дефектовки
Экспертиза автомобиля после ДТП
Как правило, после ДТП автомобиль проходит техническую экспертизу: для частных владельцев это актуально в том случае, если ущерб будет оплачен страховой компанией, а для собственников – юридических лиц это необходимо, чтобы списать транспортное средство или определить размер затрат на ремонт. Прежде всего, акт экспертизы нацелен на решение двух вопросов:
- оценка суммы, необходимой для выполнения ремонта машины;
- определение размера компенсации.
Оценку должны проводить независимые эксперты, и, помимо обычного акта дефектовки в автосервисе, здесь используются и иные документы, служащие подтверждением неисправностей и повреждений. Данная услуга включается в стоимость ремонта, но она может предоставляться отдельно на платной основе.
Акт дефектовки после ДТП включает в себя следующую информацию:
- реквизиты компании, выполняющей экспертизу;
- когда и где был проведен осмотр;
- информация о ДТП – это берется из протокола, оформляемого сотрудниками ГИБДД, и на него дается ссылка;
- реквизиты документов на автомобиль – СТС и ПТС;
- сведения об автомобиле – госномер, вин-код;
- перечисление обнаруженных дефектов;
- рекомендации по их устранению (замена или ремонт);
- подписи членов экспертной группы.
Этот акт визируется бухгалтером предприятия, чтобы обосновать расходы, которые связаны с ремонтом машины.
Экспертиза автомобиля после ДТП
Также акт дефектовки может быть составлен в ходе проведения техосмотра в автосервисе. Обычно это делается по инициативе владельца для оценки технического состояния машины и выявления неисправностей, заводского брака. Общие правила составления акта остаются неизменными, и он тоже подписывается экспертной комиссией.
