Зачем? Грамотный учет СТО способен показать собственнику сильные и слабые стороны бизнеса, а также исключить проблемы с контролирующими органами. Многие понимают необходимость бухучета, однако для автомастерской нужен не только он.
Как вести? Учету должны подвергаться также взаимодействие с клиентами, работа мастеров, движение активов и ряд других показателей. В таких условиях необходимо правильное ПО, которое сможет связать все это в одну систему.
В этой статье:
Отличительные черты учета СТО
Организация учета на СТО представляет собой достаточно сложный процесс, поэтому качественно справиться с этой задачей без помощи профессионального бухгалтера мало кому удается. Если владельцы данного вида бизнеса все же отказываются от найма специалиста соответствующего профиля, им приходится самостоятельно:
- вести учет финансовых и материальных ресурсов;
- составлять сметы расходов;
- рассчитываться с поставщиками материалов;
- работать с денежными средствами, поступающими от клиентов;
- начислять заработную плату сотрудников;
- следить за графиками уплаты налогов и погашением кредитов;
- анализировать результаты экономической деятельности СТО.
Любые просчеты, допущенные владельцами автосервиса в бухгалтерской сфере, отрицательно сказываются на экономических результатах деятельности. Более того, отсутствие необходимых профессиональных знаний может стать причиной полной финансовой несостоятельности предприятия и принести убытки, которые будут значительно больше, чем зарплата бухгалтера, принятого в штат СТО.
Вести бухгалтерию без наличия специальных знаний не получиться, а значит, придется пройти хотя бы минимальный курс обучения. Темп вашей работы в качестве бухгалтера-новичка также будет невысоким, не говоря уже про риск ошибок. Сопоставив альтернативные стоимости решения, вы быстро поймете, что наем опытного специалиста не только обеспечит финансовую стабильность бизнеса, но и позволит сэкономить время. Вы спокойно продолжите выполнять свои основные обязанности и делать то, что получается у вас действительно хорошо.
Если в ваше штатное расписание должность бухгалтера все-таки не вписывается, есть другая возможность. Существуют специальные автоматизированные системы учета СТО, которые помогут вам решить вышеперечисленные задачи посредством специальных компьютерных программ. С их помощью вы сможете не только вести учет работы СТО, но и оценивать результаты деятельности сотрудников.
Виды учета на СТО
Полученные в результате учета данные используются для того, чтобы дать адекватную оценку рентабельности предприятия, выявить наличие нецелевых издержек и скорректировать стратегию дальнейшего развития.
Все учетные мероприятия можно разделить на несколько направлений:
- Оперативный учет — это контроль, который осуществляется непосредственно на рабочей площадке СТО. Он строится на основе изучения сведений об объемах выполненных работ, движении материальных ресурсов и количестве запасов, имеющихся на складе. Данная информация содержится в заказах-нарядах, счетах-фактурах и других документах.
- Финансовый учет — это контроль всех финансовых операций, проводимых в рамках хозяйственной деятельности автосервиса. В данном случае учету подлежит полная информация о доходах и расходах СТО, состояние источников финансирования, наличие дебиторской и кредиторской задолженности и т. д. На основании полученных данных составляется отчетность для налоговых и контролирующих органов.
- Статистический учет строится на основе анализа данных, содержащихся в бухгалтерских и оперативно-технических отчетах. В них накапливается аналитическая информация, полученная в результате изучения текущих хозяйственных процессов. Данный вид учета помогает определить направления оптимизации работ автосервиса и сделать выводы о целесообразности масштабирования бизнеса.
- Управленческий учет на СТО ведется с целью осуществления контроля за внутренними процессами и их соответствием выбранной стратегии развития. Полученные в результате управленческого учета данные помогают увидеть слабости бизнеса и внести в деятельность предприятия соответствующие коррективы. Еще одним направлением данного вида учета является изучение уровня эффективности нагрузки персонала и оценка трудового участия работников.
Комплексный учет результатов деятельности СТО позволяет выбрать оптимальные варианты организации бизнес-процессов и получить максимальную финансовую выгоду.
Нюансы бухучета СТО
Расчетные операции в автосервисе могут проводиться по-разному:
- для физических лиц чаще всего предлагается вариант контрольно-кассового обслуживания;
- для юридических лиц — безналичная оплата.
Учет движения денежных средств ведется в обязательном порядке. Речь в данном случае идет не только о расчетах с клиентами, но и о взаимодействии с поставщиками, обязательных платежах и т. д.
Все расходы СТО, связанные с закупками запчастей, расходных материалов и специального оборудования проходят через бухгалтерию. Здесь же проводятся операции по списанию и снятию с балансового учета материальных активов, которые больше не могут использоваться в рабочем процессе.
Нередко владельцы автосервисов выбирают вариант удаленного ведения бухгалтерского учета. Договор на аутсорсинг в этой сфере стоит не так уж дорого – от 8 до 12 тыс. руб. в месяц. Конкретная стоимость услуги зависит от содержания поставленных задач, режима налогообложения, размера предприятия, численности штата сотрудников, объема совершаемых банковских операций и т. д.
Схема работы автосервиса выглядит следующим образом:
- СТО принимает заказ;
- выполняет необходимый объем работ;
- возвращает автомобиль клиенту.
На каждом этапе деятельности оформляется определенная документация, подтверждающая характер выполненных работ и суммы, подлежащие оплате.
| Тип документа | Содержание документа и основания для составления |
|---|---|
| Договор технического обслуживания или договор на выполнение ремонтных работ (клиент получает копию документа) | Данные заказчика (Ф. И. О., адрес, контактная информация) и исполнителя (Ф. И. О., адрес, контактная информация). Информация о транспортном средстве (марка, модель, государственный регистрационный номер). Дата поступления заказа, сроки выполнения заказа, стоимость предстоящих работ. Перечень оказываемых услуг с перечислением подлежащих замене запчастей (с указанием цены) и материалов (с указанием цены). Гарантийные обязательства. Ответственность сторон. |
| Бланк заказа | Заполняется клиентом (физическим лицом) в соответствии с предоставленным образцом БО-1. |
| Журнал учета поступивших заказов | В журнале регистрируются принятые к исполнению заказы. |
| Рекламационный акт | Документ, который составляется при осуществлении ремонта по гарантии. |
| Акт сдачи-приемки (клиент получает копию документа) | Оформляется, если клиент оставляет транспортное средство на СТО. В этом документе фиксируется состояние автомобиля, наличие повреждений, комплектация, предоставленные владельцем материалы и запасные части. |
| Номерной талон | Выдается при проведении отдельных видов работ по техобслуживанию (диагностика, мойка и т. д.). |
| Кассовый чек | Данные организации. Номер КЧ. Дата поступления заказа и его цена. ИНН. Номер контрольно-кассовой машины. |
| Контрольно-кассовая лента, журнал кассира-операциониста (КМ-4) и т. д. (хранится 5 лет) | Документы, содержащие информацию о поступивших платежах. |
| Кассовый отчет | Составляется ежедневно и сдается кассиром в конце смены вместе с вырученными деньгами. |
| Приходный кассовый ордер | Подтверждает передачу кассового отчета и денег, внесенных в качестве оплаты. |
| Учетная ведомость по движению денег и проведению услуг | Необходима для контроля за движением денег (прибытие, траты, остаток). Составляется ежедневно в двух экземплярах по форме № 4 (для бухгалтерии и приемного пункта). |
| Накладные поставщика, инвойс, товарно-транспортная документация, акт приема для последующего использования | Необходимы для учета оборотных средств. |
Ведение данной документации является обязательным и способствует качественному учету финансовых операций на СТО и прозрачности проводимых расчетов.
Владельцам автосервисов и индивидуальным предпринимателям, работающим в данной сфере, также следует уделить внимание выбору системы налогообложения. Это может быть общая (ОСНО) или упрощенная (УСН) система налогообложения. При этом также стоит учитывать, что отдельные виды деятельности могут подпадать под ЕНВД (ст. 346.26, п. 2, пп. 3 Налогового кодекса РФ).
Стандартными бухгалтерскими проводками являются:
- ДТ 50, КТ 46 — реализация товаров и услуг за наличные;
- ДТ 51, КТ 62 — реализация товаров и услуг по р/с;
- ДТ 62.01, КТ 90,01 — выполнение ремонтных работ;
- ДТ 50, КТ 62.01 — оплата ремонтных работ физическим лицом;
- ДТ 51, КТ 62.01 — оплата ремонтных работ юридическим лицом;
- ДТ 41, КТ 60 — приобретение запчастей;
- ДТ 60, КТ 51 — оплата запчастей;
- ДТ 90, КТ 41 — списание запчастей;
- ДТ 62, КТ 90 — оказана услуга для физического лица (мойка автомобиля);
- ДТ 50, КТ 62 — поступление платежа в кассу от физического лица (за мойку автомобиля);
- ДТ 51, КТ 62 — поступление безналичного платежа от физического лица (за мойку автомобиля).
Основные средства — это часть имущества, период пользования которым превышает 12 месяцев. Это здания, сооружения, производственное оборудование, транспортные средства и некоторые виды технического инвентаря. Для учета основных средств СТО предназначены счета 02 «Изношенность ОС», 08 «Капитальные вложения» и 47 «Реализация, убытие ОС».
Операции при поступлении основных средств отображаются стандартными бухгалтерскими проводками:
- ДТ 75, КТ 85 — обязательства учредителей по взносам в уставной капитал;
- ДТ 01, КТ 75 — приняты к учету ОС от учредителей в счет уставного капитала;
- ДТ 05, КТ 48 — списание амортизации;
- ДТ 04, КТ 08 — ввод в эксплуатацию нематериальных активов;
- ДТ 04, КТ 87 — активы получены на безвозмездной основе;
- ДТ 48, КТ 07, 10 (другие счета в зависимости от актива) — списание актива;
- ДТ 48, КТ 80 — финансовый итог от убытия активов.
В учете СТО приобретение ОС относят к капитальным вложениям в организацию автосервиса. Они принимаются на баланс бухгалтерией по начальной цене, действующей на момент приобретения.
Программа для ведения учета СТО
Вести учет деятельности СТО, анализировать состояние бизнеса и грамотно организовывать работу персонала можно с помощью использования специальных систем управления автомастерскими. Выбирать тип системы лучше на стадии составления бизнес-плана. От того, насколько выбранная модель соответствует специфике бизнеса, будет зависеть прибыль, возможности роста автосервиса и его конкурентные качества.
Данные системы управления представляют собой программное обеспечение, разработанное с учетом всех особенностей деятельности автосервисов. Все контрольные действия носят автоматический характер, а качество полученных данных позволяет быстро устранять выявленные в организации недостатки.
Понять, насколько подходит вам выбранный программный продукт, вы сможете сразу после запуска программы в работу. Для того чтобы быстро оценить достоинства и недостатки профильного софта, предлагаем вам познакомиться с некоторыми особенностями автоматизированных систем управления автомастерскими.
- Программа ведения учета СТО помогает осуществить захват клиентов и отслеживать их погружение в воронку продаж. В данной системе присутствует модуль CRM, распределяющий клиентские обращения между менеджерами. Обновление статуса сделки происходит автоматически, следуя за перемещениями заказа по уровням воронки. Это значительно снижает риск ошибок, способствует росту конверсии и повышению уровня лояльности потребителей услуг.
- В системе предусмотрен отдельный модуль управления складом. Все детали и комплектующие имеют собственный артикул. Производить поиск можно по индивидуальным штрихкодам. Благодаря наличию такого модуля информация о наличии оригинальных и неоригинальных запчастей всегда под рукой, инвентаризация склада проходит быстро и без затруднений, а процесс поставок четко отрегулирован.
- Автоматизированная система управления СТО интегрирована с отчетностью и аналитикой, благодаря чему можно проводить ABC- и XYZ-анализ, оценивать эффективность маркетинговых мероприятий и рекламы, корректировать плановую нагрузку автосервиса, руководствуясь информацией о количестве клиентских запросов.
- Существует возможность рассчитывать нормы рабочего времени и коэффициенты трудового участия. Наличие таких функций облегчает процесс составления графика работы сотрудников и нормирования сроков выполнения поставленных задач.
- Благодаря использованию специальной системы учета СТО работа с документацией и онлайн-кассой становится проще. Бланки заказов-нарядов, акты осмотра и приемки транспортного средства и многие другие документы формируются автоматически, а вся информация об автомобиле и его владельце сохраняется в общей базе данных.
Наличие системы управления автосервисом повышает эффективность деятельности предприятия. С ее помощью можно не только оценивать результаты деятельности СТО, но и управлять работой сотрудников, организовывать их обучение, выстраивать эффективный процесс общения менеджеров с клиентами. Приобретая такую программу, вы создаете условия для уверенного продвижения своего бизнеса на рынке, следствием которого должны стать высокая прибыль и новые уровни развития.
