Пишите нам на почту
zakaz@centr-to.ru
Звоните сейчас, мы работаем
8-800-550-5724
Звонок по РФ бесплатный
13.11.2022 Автосервис
1117
Время чтения: 9 минут

Заказ-наряд для автосервиса: правила заполнения и ведения

Сохранить статью:

Что это такое? Заказ-наряд для автосервиса – вид первичной документации, которую оформляют при принятии автомобиля клиента на ремонт. Этот документ предполагает ведение строгой отчетности и заполняется по определенным правилам. 

Как вести? В заказе-наряде указываются марка авто, ФИО владельца, предполагаемые неисправности, стоимость услуг и другие обязательные пункты. Составляется в трех экземплярах.

 

Что собой представляет заказ-наряд для автосервиса 

Заказ-наряд на ремонт автомобиля представляет собой форму документа, который подтверждает торгово-деловые отношения между автосервисом и физлицом. Применительно к автосервису такой договор будет включать в себя целый ряд документов. Поговорим о каждом из них более подробно:

  • Акт договорных обязательств. Этот документ закрепляет планы организации по оказанию тех или иных услуг. Кроме того, в нем фиксируется намерение клиента произвести оплату соответствующей работы и запчастей. Акт договорных обязательств заверяется подписями. Данный документ можно применять для защиты в судебных разбирательствах. 
  • Расчет стоимости предоставляемой услуги. В этот документ вносятся сведения о работе, которую выполнили сотрудники СТО: диагностике и дефектовке, ремонте оборудования и его настройке и т.д. Плюс ко всему, в бланк вписывается стоимость запчастей и расходных материалов, которые были куплены у компании. 
  • Техническое задание. На основе указанного списка возможных услуг и комплектующих организация может определить совокупность предстоящих мероприятий и число необходимых запчастей. 

Что собой представляет заказ-наряд для автосервиса

Договор заказа-наряда является частью в бухгалтерской документации. С его помощью осуществляется аудит и подготовка финансовой отчетности компании. Заказ-наряд позволяет автосервису на законных основаниях принимать оплату за оказанные услуги. Документ дает возможность выполнять расчёты физических лиц с юридическим лицом посредством банковских карт или наличных. 

При этом заказ-наряд на обслуживание автомобиля не является актом о выполненных работах компании. В бланк вносятся лишь будущие или фактически проведенные сотрудниками СТО мероприятия. Кроме того, в него вписывается информация о численности запчастей, применяемых для ремонта. Однако этот документ не заменяет акт выполненных работ и акт получения-приемки автомобиля. 

В каких случаях нужно, а когда не обязательно использовать заказ-наряд

Варианты применения заказа-наряда при ведении финансовой отчетности описаны в 54 Федеральном законе от 22 мая 2003 года. Компания должна располагать определённым количеством таких бланков. При этом незаполненные документы хранятся либо в бухгалтерии, либо у руководителя. 

Оформление договора происходит в том случае, если компания собирается предоставлять сервисные услуги своим клиентам. Но для выполнения некоторых работ заказ-наряд не нужен. К таковым относятся некоторые менее сложные задачи:

  • мойка автомобиля;
  • диагностика транспортного средства для выявления поломок;
  • подкачка шин.

Иными словами, если компания предоставляет мелкие услуги или торгует небольшими товарами, то оформление заказа-наряда не обязательно. Документ потребуется лишь в ситуации, когда имеет место большой расход материалов или оказание крупномасштабных услуг, предполагающих существенные временные затраты. 

Если же речь не идёт о столь серьёзных работах, то компания может использовать обычные документы для оформления заказа, например, кавитацию или кассовый чек. Сюда же можно отнести и те работы, которые выполняются самим клиентом с помощью оборудования СТО (подкачка шин и прочее). 

Правила заполнения заказа-наряда в автосервисе

На сегодняшний день в нашей стране не разработана единая форма заказа-наряда. В зависимости от задач, стоящих перед организацией, сферы ее деятельности и специфики предоставляемых услуг, компания сама определяет то, как будет выглядеть документ и что он будет в себя включать. Однако можно выделить несколько обязательных разделов. 

Образец заказа-наряда для автосервиса состоит из следующих пунктов:

  • Номер и дата составления документа. Номер указывается исходя из данных журнала, который ведется работниками СТО. 
  • Наименование и территориальное расположение станции технического обслуживания. Речь идёт о юридическом названии и адресе для компании или ФИО и информации о государственной регистрации для ИП. 
  • Сведения о клиенте. Для физлица это ФИО, адрес регистрации, контактные данные. Для юрлица – полное название организации, адрес ее регистрации, ИНН и контактная информация.
  • Данные о транспортном средстве, которое нуждается в ремонте. Указываются модель, марка, государственный номер, присвоенный после регистрации в ГИБДД, номер VIN, год производства, пробег, комплектация.
  • Сроки. Необходимо указать дату приема заказа, сроки исполнения, промежуточные сроки завершения отдельных ремонтных работ, если это требуется. 
  • Стоимость услуг и порядок их оплаты. Учтите, что клиент может отказаться от выплаты, если она не обговорена со станцией технического обслуживания. 
  • Список конкретных услуг и запчастей. Компания не может указывать в документе дополнительные работы без их заблаговременного согласования с заказчиком — он должен поставить свою подпись. Кроме того, нужно внести в заказ-наряд на выполнение работ автосервисом количество и стоимость запчастей, комплектующих и прочих вспомогательных элементов. В том случае, если клиент приобрел их самолично, то компания может попросить предоставить сертификаты соответствия или иные документы, подтверждающие качество материалов. 
  • Гарантийные сроки. Определяются самой компанией.
  • Дополнительная информация. Это дата принятия транспортного средства для оказания услуг, тип ремонта, сведения о диспетчере и мастере, статус выполнения работ.
  • Должность и данные сотрудника, принявшего заказ. Необходима и подпись самого клиента.

Правила заполнения заказа-наряда в автосервисе

В документ допускается вносить и другие сведения по желанию клиента. Специалист также может потребовать уточнить информацию в заказе-наряде для автосервиса, если в процессе ремонта им были обнаружены поломки, которые не были указаны в изначальном документе. Эти детали можно внести в раздел «Рекомендации». Тогда, с одной стороны, компания сможет защитить себя, если у клиента возникнут претензии, а с другой — он будет иметь возможность запланировать еще одно посещение автосервиса. 

Отработанные заказы-наряды должны размещаться в специальном хранилище. По истечении пяти лет они могут быть утилизированы по распоряжению организации. 

Основными программами, позволяющими создать заказ-наряд для автосервиса, являются Word и Excel. Если был выбран текстовый редактор, то подойдет обычный шаблон офисного документа, в котором можно создать разделы с дополнительными данными. Но учтите, что Excel обладает рядом преимуществ: вы сможете перечислить наименование ремонтных работ, комплектующих, запчастей, каждого исполнителя и стоимости в удобной таблице.

Необходимо составить три экземпляра договора:

  • Первый экземпляр будет применяться в качестве первичного документа бухучёта. Бухгалтерский отдел использует его для подсчета денежных средств, предоставленных клиентом. Кроме того, он необходим для определения размера зарплаты работников автосервиса. 
  • Второй экземпляр необходим для того, чтобы компания производила списание использованных материально-производственных запасов.
  • Третий экземпляр выступает в качестве квитанции, которая выдаётся клиенту. Он заменяет договор об оказании услуг. 
Плюс ко всему, нужно создать копию документа для налоговой службы. 

Предоставляя на хранение сервису свое транспортное средство, клиент должен подписать акт приема-передачи. Этот документ может дополнять заказ-наряд либо составляется отдельно. В него вносятся сведения о комплектности транспортного средства, видимых повреждениях и дефектах. К примеру, если на бампере имеется царапина, то это нужно обязательно упомянуть в бланке. В противном случае компания рискует получить претензии. 

Как уже ранее упоминалось, в заказ-наряд также можно внести раздел рекомендаций клиенту, если тот не собирается устранять дополнительные поломки, обнаруженные в ходе ремонта. 

Порядок учета заказов-нарядов автосервиса

Заказ-наряд используется для формирования финансовых отчетов в бухгалтерском отделе компании. Печать документа выполняется в самом офисе организации в определенном количестве. Незаполненные формы должны размещаться в сейфе начальника или бухгалтера без подписей и печатей.

Порядок учета заказов-нарядов автосервиса

Компания может создать предварительный заказ-наряд на работу. В этом случае она будет ориентироваться на сведения клиента или результаты первичной диагностики. Затем необходимо заполнить новый бланк на базе той информации, которая была получена в процессе полного осмотра автомобиля. 

В процессе оформления документа СТО должна согласовать с клиентом все нюансы. К ним можно отнести количество и порядок оказываемых услуг, их стоимость и цену запчастей, а также перечень используемых комплектующих. В результате подписания бланка клиент получает заверенную копию. 

После завершения рабочего дня осуществляется пломбировка или опечатывание документов. Исполненные заказы-наряды размещаются в сейфе или хранилище на срок действия гарантии, продолжительность которой указана в бланке. 

Памятка по работе с заказом-нарядом для автосервиса

Если вы хотите понять, как сделать заказ-наряд для автосервиса, то нужно будет ознакомиться с некоторыми рекомендациями. В процессе создания документа нужно помнить о некоторых нюансах, которые обезопасят организацию от необоснованных претензий. 

  • К документу следует приложить акт на передачу-приемку автомобиля. Сюда нужно вписать марку и модель машины, год выпуска, а также его техническое состояние. Кроме того, укажите комплектность и все неисправности или косметические повреждения перед тем, как принимать автомобиль. 
  • Если вы сами формируете документ, то учтите все требования налоговой службы. Их можно найти в Методических указаниях к заполнению документации строгой отчетности, (письмо № ВК-6-16/210 от 31.03.1998). В этом случае вы получите возможность применять заказы-наряды в качестве подтверждающих документов при расчетах юрлица с клиентами.
  • В процессе внесения информации в бланке заказа-наряда для автосервиса следует перечислить все платные услуги, которые исполнила организация. К таковым относятся дефектование и мойка запчастей, съем и установка крупных агрегатных узлов, разборка и сборка. В противном случае клиент может обвинить вас в том, что вы навязываете ему дополнительные услуги. 

Памятка по работе с заказом-нарядом для автосервиса

Плюс ко всему, для улучшения качества документооборота следует применять профильный софт. С его помощью можно с легкостью создать заказ-наряд, основываясь на уже имеющейся информации. 

Забирайте скидку
прямо сейчас
Зафиксируйте скидку по номеру телефона
Позвонить бесплатно