Что это такое? Заказ-наряд для автосервиса – вид первичной документации, которую оформляют при принятии автомобиля клиента на ремонт. Этот документ предполагает ведение строгой отчетности и заполняется по определенным правилам.
Как вести? В заказе-наряде указываются марка авто, ФИО владельца, предполагаемые неисправности, стоимость услуг и другие обязательные пункты. Составляется в трех экземплярах.
В этой статье:
Что собой представляет заказ-наряд для автосервиса
Заказ-наряд на ремонт автомобиля представляет собой форму документа, который подтверждает торгово-деловые отношения между автосервисом и физлицом. Применительно к автосервису такой договор будет включать в себя целый ряд документов. Поговорим о каждом из них более подробно:
- Акт договорных обязательств. Этот документ закрепляет планы организации по оказанию тех или иных услуг. Кроме того, в нем фиксируется намерение клиента произвести оплату соответствующей работы и запчастей. Акт договорных обязательств заверяется подписями. Данный документ можно применять для защиты в судебных разбирательствах.
- Расчет стоимости предоставляемой услуги. В этот документ вносятся сведения о работе, которую выполнили сотрудники СТО: диагностике и дефектовке, ремонте оборудования и его настройке и т.д. Плюс ко всему, в бланк вписывается стоимость запчастей и расходных материалов, которые были куплены у компании.
- Техническое задание. На основе указанного списка возможных услуг и комплектующих организация может определить совокупность предстоящих мероприятий и число необходимых запчастей.
Что собой представляет заказ-наряд для автосервиса
Договор заказа-наряда является частью в бухгалтерской документации. С его помощью осуществляется аудит и подготовка финансовой отчетности компании. Заказ-наряд позволяет автосервису на законных основаниях принимать оплату за оказанные услуги. Документ дает возможность выполнять расчёты физических лиц с юридическим лицом посредством банковских карт или наличных.
При этом заказ-наряд на обслуживание автомобиля не является актом о выполненных работах компании. В бланк вносятся лишь будущие или фактически проведенные сотрудниками СТО мероприятия. Кроме того, в него вписывается информация о численности запчастей, применяемых для ремонта. Однако этот документ не заменяет акт выполненных работ и акт получения-приемки автомобиля.
В каких случаях нужно, а когда не обязательно использовать заказ-наряд
Варианты применения заказа-наряда при ведении финансовой отчетности описаны в 54 Федеральном законе от 22 мая 2003 года. Компания должна располагать определённым количеством таких бланков. При этом незаполненные документы хранятся либо в бухгалтерии, либо у руководителя.
Оформление договора происходит в том случае, если компания собирается предоставлять сервисные услуги своим клиентам. Но для выполнения некоторых работ заказ-наряд не нужен. К таковым относятся некоторые менее сложные задачи:
- мойка автомобиля;
- диагностика транспортного средства для выявления поломок;
- подкачка шин.
Иными словами, если компания предоставляет мелкие услуги или торгует небольшими товарами, то оформление заказа-наряда не обязательно. Документ потребуется лишь в ситуации, когда имеет место большой расход материалов или оказание крупномасштабных услуг, предполагающих существенные временные затраты.
Если же речь не идёт о столь серьёзных работах, то компания может использовать обычные документы для оформления заказа, например, кавитацию или кассовый чек. Сюда же можно отнести и те работы, которые выполняются самим клиентом с помощью оборудования СТО (подкачка шин и прочее).
Правила заполнения заказа-наряда в автосервисе
На сегодняшний день в нашей стране не разработана единая форма заказа-наряда. В зависимости от задач, стоящих перед организацией, сферы ее деятельности и специфики предоставляемых услуг, компания сама определяет то, как будет выглядеть документ и что он будет в себя включать. Однако можно выделить несколько обязательных разделов.
Образец заказа-наряда для автосервиса состоит из следующих пунктов:
- Номер и дата составления документа. Номер указывается исходя из данных журнала, который ведется работниками СТО.
- Наименование и территориальное расположение станции технического обслуживания. Речь идёт о юридическом названии и адресе для компании или ФИО и информации о государственной регистрации для ИП.
- Сведения о клиенте. Для физлица это ФИО, адрес регистрации, контактные данные. Для юрлица – полное название организации, адрес ее регистрации, ИНН и контактная информация.
- Данные о транспортном средстве, которое нуждается в ремонте. Указываются модель, марка, государственный номер, присвоенный после регистрации в ГИБДД, номер VIN, год производства, пробег, комплектация.
- Сроки. Необходимо указать дату приема заказа, сроки исполнения, промежуточные сроки завершения отдельных ремонтных работ, если это требуется.
- Стоимость услуг и порядок их оплаты. Учтите, что клиент может отказаться от выплаты, если она не обговорена со станцией технического обслуживания.
- Список конкретных услуг и запчастей. Компания не может указывать в документе дополнительные работы без их заблаговременного согласования с заказчиком — он должен поставить свою подпись. Кроме того, нужно внести в заказ-наряд на выполнение работ автосервисом количество и стоимость запчастей, комплектующих и прочих вспомогательных элементов. В том случае, если клиент приобрел их самолично, то компания может попросить предоставить сертификаты соответствия или иные документы, подтверждающие качество материалов.
- Гарантийные сроки. Определяются самой компанией.
- Дополнительная информация. Это дата принятия транспортного средства для оказания услуг, тип ремонта, сведения о диспетчере и мастере, статус выполнения работ.
- Должность и данные сотрудника, принявшего заказ. Необходима и подпись самого клиента.
Правила заполнения заказа-наряда в автосервисе
В документ допускается вносить и другие сведения по желанию клиента. Специалист также может потребовать уточнить информацию в заказе-наряде для автосервиса, если в процессе ремонта им были обнаружены поломки, которые не были указаны в изначальном документе. Эти детали можно внести в раздел «Рекомендации». Тогда, с одной стороны, компания сможет защитить себя, если у клиента возникнут претензии, а с другой — он будет иметь возможность запланировать еще одно посещение автосервиса.
Основными программами, позволяющими создать заказ-наряд для автосервиса, являются Word и Excel. Если был выбран текстовый редактор, то подойдет обычный шаблон офисного документа, в котором можно создать разделы с дополнительными данными. Но учтите, что Excel обладает рядом преимуществ: вы сможете перечислить наименование ремонтных работ, комплектующих, запчастей, каждого исполнителя и стоимости в удобной таблице.
Необходимо составить три экземпляра договора:
- Первый экземпляр будет применяться в качестве первичного документа бухучёта. Бухгалтерский отдел использует его для подсчета денежных средств, предоставленных клиентом. Кроме того, он необходим для определения размера зарплаты работников автосервиса.
- Второй экземпляр необходим для того, чтобы компания производила списание использованных материально-производственных запасов.
- Третий экземпляр выступает в качестве квитанции, которая выдаётся клиенту. Он заменяет договор об оказании услуг.
Предоставляя на хранение сервису свое транспортное средство, клиент должен подписать акт приема-передачи. Этот документ может дополнять заказ-наряд либо составляется отдельно. В него вносятся сведения о комплектности транспортного средства, видимых повреждениях и дефектах. К примеру, если на бампере имеется царапина, то это нужно обязательно упомянуть в бланке. В противном случае компания рискует получить претензии.
Как уже ранее упоминалось, в заказ-наряд также можно внести раздел рекомендаций клиенту, если тот не собирается устранять дополнительные поломки, обнаруженные в ходе ремонта.
Порядок учета заказов-нарядов автосервиса
Заказ-наряд используется для формирования финансовых отчетов в бухгалтерском отделе компании. Печать документа выполняется в самом офисе организации в определенном количестве. Незаполненные формы должны размещаться в сейфе начальника или бухгалтера без подписей и печатей.
Порядок учета заказов-нарядов автосервиса
Компания может создать предварительный заказ-наряд на работу. В этом случае она будет ориентироваться на сведения клиента или результаты первичной диагностики. Затем необходимо заполнить новый бланк на базе той информации, которая была получена в процессе полного осмотра автомобиля.
В процессе оформления документа СТО должна согласовать с клиентом все нюансы. К ним можно отнести количество и порядок оказываемых услуг, их стоимость и цену запчастей, а также перечень используемых комплектующих. В результате подписания бланка клиент получает заверенную копию.
После завершения рабочего дня осуществляется пломбировка или опечатывание документов. Исполненные заказы-наряды размещаются в сейфе или хранилище на срок действия гарантии, продолжительность которой указана в бланке.
Памятка по работе с заказом-нарядом для автосервиса
Если вы хотите понять, как сделать заказ-наряд для автосервиса, то нужно будет ознакомиться с некоторыми рекомендациями. В процессе создания документа нужно помнить о некоторых нюансах, которые обезопасят организацию от необоснованных претензий.
- К документу следует приложить акт на передачу-приемку автомобиля. Сюда нужно вписать марку и модель машины, год выпуска, а также его техническое состояние. Кроме того, укажите комплектность и все неисправности или косметические повреждения перед тем, как принимать автомобиль.
- Если вы сами формируете документ, то учтите все требования налоговой службы. Их можно найти в Методических указаниях к заполнению документации строгой отчетности, (письмо № ВК-6-16/210 от 31.03.1998). В этом случае вы получите возможность применять заказы-наряды в качестве подтверждающих документов при расчетах юрлица с клиентами.
- В процессе внесения информации в бланке заказа-наряда для автосервиса следует перечислить все платные услуги, которые исполнила организация. К таковым относятся дефектование и мойка запчастей, съем и установка крупных агрегатных узлов, разборка и сборка. В противном случае клиент может обвинить вас в том, что вы навязываете ему дополнительные услуги.
Памятка по работе с заказом-нарядом для автосервиса
Плюс ко всему, для улучшения качества документооборота следует применять профильный софт. С его помощью можно с легкостью создать заказ-наряд, основываясь на уже имеющейся информации.
